Quelle durée de mise en place pour une mutuelle obligatoire ?

Vous n'avez pas encore mis en place la mutuelle obligatoire au sein de votre entreprise? Pas de panique mais il faut y penser dès à présent !

En préambule, la première étape est de se faire accompagner par un expert. En effet, les contrats collectifs sont fortement réglementés et il est donc difficile de s'approprier l'ensemble des connaissances sur le sujet dans un temps court. Le fait de vous faire conseiller vous fera gagner du temps précieux pour réduire le délai de mise en place. Dans cet article on vous explique quelle est la durée de mise en place d'une mutuelle obligatoire.

• Recueillir au préalable les informations utiles

Cette première étape est importante. En effet, pour déterminer quel sera le régime santé le plus adapté à mettre en place dans votre entreprise, la collecte des éléments démographiques en amont de la rencontre avec un expert vous fera également gagner beaucoup de temps.

Idéalement, le chef d'entreprise préparera dans un fichier excel les informations suivantes concernant ses salariés : Statut, sexe, âge, situation de famille, nombre d'enfant à charge. A noter que ces éléments seront systématiquement demandés par l’organisme complémentaire dès lors que le nombre de salarié à couvrir est supérieur à 50. Les éléments ainsi récoltés seront transmis généralement à un actuaire en charge d'établir la tarification du régime santé souhaité au regard des caractéristiques de la population à assurer.

• Référencement des prestataires

Là aussi, il n’est pas judicieux de faire établir une multitude de devis. C'est une perte de temps. En effet, privilégiez au maximum 2 prestataires qui répondent aux quatre critères suivants:

1. un interlocuteur commercial unique durant la vie du contrat

2. une carte de tiers payant électronique qui sera prise par un maximum de professionnels de santé pour éviter aux salariés l'avance de frais.

3. un service de gestion qui saura gérer de façon efficace les contrats collectifs. Pour s'en assurer, demander systématiquement au prestataire quelques références de ses plus gros clients. Si des entreprises de plus de 200 salariés sont référencés, c'est un gage de sécurité dans le savoir faire du prestataire à gérer des volumes importants de prestations.

4. des services supplémentaires proposés qui seront bien utiles aux salariés comme par exemple :

• de l'action sociale
• des garanties assistance
• des partenariats avec des opticiens locaux
• une application mobile au travers laquelle le salarié peut rééditer des attestation de droits, géolocaliser des professionnels de santé, voir ses remboursements en temps réel, avoir une vision sur les résumés de ses garanties etc...

• Le délai de mise en place à proprement parlé

Si les points 1 et 2 du post sont bien pris en compte, en général une quinzaine de jour est suffisante pour référencer son prestataire et le niveau de garanties choisis pour ses salariés. A noter que ce délai peut s'allonger d'une quinzaine de jour, si vos effectifs sont importants et nécessitent une étude spécifique.

On arrive alors à la dernière étape qui est la mise en place à proprement parlé de la mutuelle. Cette ultime étape prend en général une quinzaine de jour. En effet, il faudra remettre à chaque salarié :

• l'acte instituant la mutuelle obligatoire dans l'entreprise
• le résumé des garanties
• la tarification du régime
• les bulletins individuels d'affiliations
• la notice d'information de l'assureur.

Pour continuer à bénéficier de conseils avisés sur la mutuelle d'entreprise, consultez notre article dédié pour préparer facilement la mise en place de votre mutuelle d'entreprise ou  téléchargez gratuitement notre guide.

 *Il s'agit de l'assurance complémentaire santé collective