Si vous en êtes à cette étape, c'est que vous avez fait le plus dur. Vous allez souscrire à une mutuelle obligatoire d'entreprise* pour votre TPE et, franchement, c'est une bonne chose pour vos salariés comme pour vous. Reste cette question : Quels papiers me faut-il pour souscrire à une mutuelle obligatoire ?
C'est le premier document que vous demandera l'organisme complémentaire que vous avez choisi : l'acte fondateur instaurant la complémentaire santé obligatoire dans votre entreprise. Cet acte fondateur définit la méthode utilisée pour instaurer la mutuelle obligatoire avec vos salariés.
Trois possibilités :
Cette dernière étant le mode opératoire généralisé auprès des TPE.
Fournis par votre prestataire, les bulletins d'adhésions doivent être délivrés à l'ensemble de vos salariés et accompagnés d'une notice d'information du contrat résumant l'ensemble des garanties et conditions de celui-ci.
Une fois rempli, un exemplaire de ces bulletins d'adhésion doit être envoyé au prestataire et un autre exemplaire conservé dans vos archives.
Enfin, un document listant l'ensemble des salariés ayant souscrit au contrat doit également être transmis à l’organisme prestataire et un autre exemplaire archivé.
Si le contrat doit être proposé à l'ensemble de vos salariés et qu'il revêt un caractère obligatoire, certains salariés peuvent être dispensés. Dans ce cas, c'est à eux de fournir les pièces justifiant leur dispense.
Prenez ensuite soin de les archiver et de les actualiser chaque année.
En cas de contrôle, vous devrez être en mesure de prouver aux services fiscaux et sociaux que vous avez bien effectuées toutes les démarches dans les règles et notamment que tous vos salariés se sont vus proposer la complémentaire santé collective obligatoire.
Archives, recommandés, accusés-réception ou liste d’émargement... ne sont donc pas des excès de zèle mais bien une manière de vous protéger.
Pour continuer à bénéficier de conseils avisés sur la mutuelle d'entreprise, consultez notre article dédié pour préparer facilement la mise en place de votre mutuelle d'entreprise ou téléchargez gratuitement notre guide.
*Il s'agit de l'assurance complémentaire santé collective