4 étapes pour mettre en place une mutuelle obligatoire avec une DUE

Pour mettre en place votre mutuelle obligatoire* d'entreprise, vous disposez de trois options : DUE (Décision unilatérale de l'employeur), référendum ou accord d'entreprise.

A La Réunion, à de très rares exceptions près, toutes les TPE et PME formalisent leur complémentaire santé collective via une DUE, tout simplement parce qu'il s'agit du moyen le plus adapté et le plus rapide. Mais cela nécessite malgré tout un certain savoir-faire et surtout de respecter scrupuleusement ces 4 étapes.

1. Consultez vos salariés

La Décision unilatérale de l'employeur (DUE) ce n’est pas mettre en place une complémentaire santé collective de façon unilatérale. Pour des raisons humaines et managériales tout d'abord  mais également parce que vous allez, quoi qu'il en soit, devoir informer vos salariés.

Avant donc d'entamer toutes démarches propres à la DUE, il est nécessaire d'informer vos salariés, ou au moins leurs représentants si vous en avez, sur vos intentions et sur la nature même d'une DUE.

2. Rédigez votre DUE

Une DUE est un document répondant à un certains nombres de règles très précises :

• nature du régime
• montant des cotisations
• cas de dispense

Toutes les informations concernant la mutuelle obligatoire de votre entreprise doivent y figurer.

C'est donc un document technique dont la rédaction ne s'improvise pas. C'est surtout LE document qui formalise les conditions de votre mutuelle collective (avec le contrat de santé qui précise les garanties), il faut donc accorder le plus grand soin à sa rédaction.

Certains organismes proposent un accompagnement pour la rédaction de la DUE. Cependant, il convient de bien différencier ceux qui vous remettront un document "type", identique pour tous les clients, et ceux qui le personnaliseront. Encore une fois, soyez vigilant c'est l'étape clé !

3. Faites vérifier votre DUE par un expert

Même si les organismes proposent d'accompagner à la rédaction de la DUE, cela n'est pas leur rôle et n’est donc pas encadré juridiquement.

C'est pourquoi il est primordial de faire relire et vérifier le document par un expert avec un regard extérieur. Il peut s'agir d'un avocat spécialisé ou d'un comptable.

4. Transmettez la DUE à vos salariés

Là encore, cette étape est décisive. Votre DUE peut être parfaitement rédigée, vous êtes hors cadre dès lors que vous ne respectez pas un certain formalisme au moment de son instauration.

Vous devez remettre ce document à TOUS vos salariés et être ensuite en capacité de prouver que ceux-ci en ont bien eu connaissance. En cas de contrôle, les services fiscaux et sociaux vous demanderont des justificatifs ; il faut donc prévoir une liste d'émargements ou des accusés de réception.

Le plus simple est de remettre la DUE en organisant une réunion d'information avec vos salariés. C'est un excellent moyen pour communiquer à eux et expliquer vos choix. Un bon partenaire santé vous proposera de vous épauler lors de cette réunion pour informer vos salariés et s'assurer que le formalisme de mise en œuvre est bien respecté.

Comme sur d'autres aspects du contrat de santé collectif, la DUE peut paraître une démarche compliquée et chronophage. Mais comme pour tous ces aspects de votre mutuelle obligatoire d'entreprise, si vous êtes bien accompagné tout se déroulera sans accroc et sur une période assez courte.

Pour continuer à bénéficier de conseils avisés sur la mutuelle d'entreprise, consultez notre article dédié pour préparer facilement la mise en place de votre mutuelle d'entreprise ou  téléchargez gratuitement notre guide.

*Il s'agit de l'assurance complémentaire santé collective